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如何使用Excel 2007制作学校成绩通知书?

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发表于 2014-9-15 16:16:15 | 显示全部楼层 |阅读模式

  每次一到期末,老师都需要给每个学生家长发放一份通知书,其中包括学生成绩、评语等内容,以前大家往往是采用手工填写或者打印,必须要繁琐地对学生成绩进行排名、输入,工作量非常大。实际上利用Excel的一些函数以及功能,就可以对学生成绩进行排名,并可以实现批量打印通知书,下面就以某学校的期末通知书打印为例,介绍Excel 2007软件中的具体实现方法。


一.整理成绩以及评语表
  通常一份标准的家长通知书,一般都需要包括学生成绩以及老师的评语,因此在打印通知书之前,必须将这些资料整理好,启动Excel 2007,新建一个工作簿,将其命名,比如“2009年度通知书打印”,在其中新建一个工作表,将其命名为“学生成绩明细”,在此表中将各个学生的成绩复制过来,由于还需要对学生成绩进行合计、排名,因此在“总分”下面的I2单元格中输入求总分公式“=SUM(B2:H2)”,在“排名”下面的J2单元格中输入公式“=“第”&RANK(I2,$I$2:$I$71)&“名””,然后将这两个公式复制到对应的下面单元格区域中,就可以求出所有学生的总分以及在本班级中的排名了(图1)。

  此外由于通知书中还需要添加老师的评语,因此新建一个工作表,将其命名为“老师评语”,在此表的A列中将学生成绩明细中的学生名单复制过来,然后在B列中输入老师对每个学生的评语(图2)。





二.设计通知书打印模板
  虽然每个学校的家长通知书格式可能不完全相同,但是大体上是差不多的,新建一个工作表,将其命名为“批量打印通知书”,然后在此表的A2:K24单元格区域中,根据自己学校的要求,输入家长通知书的必要内容,如标题、开头语、成绩表格、评语表格以及家长填写意见的位置(图3)。

  由于要实现批量打印,必须在此通知书模板中添加一个通知书序号选择单元格,这样就能够通过这个单元格中的不同序号,显示不同的家长通知书,在L3单元格中输入“请输入序号”,然后确定M3单元格为通知书序号选项单元格。同时为了将前面学生成绩明细中每个学生的数据自动引用过来,在通知书中学生成绩明细表“学生姓名”下面的A12中输入公式“=OFFSET(学生成绩明细!$A$2,$M$3*1-1,0)&“””,在第一门课“语文”下面的B12中输入公式“=VLOOKUP($A$12,学生成绩明细!$A$2:$K$60,2,0)”,在第2门课“数学”下面的B12中输入公式“=VLOOKUP($A$12,学生成绩明细!$A$2:$K$60,3,0)”,并依次类推,然后在存放老师评语的A14中输入公式“=VLOOKUP($A$12,老师评语!$A$2:$B$71,2,0)”。这样当在M3单元格中输入1时,就会在通知书模板中显示第一个学生的家长通知书,而输入2时,则显示第二个学生的家长通知书。
  需要注意的是,此处使用了OFFSET、VLOOKUP等函数,其作用为根据M3单元格中的数值,自动引用学生成绩明细对应的学生姓名,而且在成绩表以及评语中自动引用相应学生的成绩以及评语资料,而公式“OFFSET(学生成绩明细!$A$2,$M$3*1-1,0)&“””中的$M$3*1则是针对不同数据之间相隔行数而定的,如果相隔2行,则将其修改为$M$3*2即可。




三.高效率批量打印通知书
  在前面通知书模板设计的基础上,就可以利用控件进行批量打印通知书的工作了,在N2、N3中分别输入开始序号、结束序号,以其后的O2、O3单元格作为批量打印通知书的起始序号,接着单击“开发工具”菜单,单击“控件”功能区中的“插入”选项,在弹出的控件列表中,选择“ActiveX控件”中的命令按钮,将其拖动到M3单元格的下面。
  接着右击此按钮控件,在弹出的右键快捷菜单中,选择“属性”命令,在随之弹出的“属性”对话框中,将此按钮控件的“Caption”属性,即按钮标题修改为“批量打印通知书”。然后还是右击此按钮控件,选择“查看代码”命令,在弹出的VBA编辑窗口中输入以下批量打印命令:
  Private Sub CommandButton1_Click()
  For i = Range(“o2”) To Range(“o3”)
  Range(“m3”) = i
  ActiveSheet.PrintOut
  Next
  End Sub
  输入完毕后,关闭此VBA编辑框,单击“控件”功能区中的“设计模式”选项,以退出设计模式,然后选择通知书的打印区域,最后在O2、O3单元格中输入需要批量打印家长通知书的起始序号,如1~50,最后单击“批量打印通知书”按钮,就可以立即打印出所需要的50名学生通知书了。
  注:以上的批量打印是仅仅针对通知书打印而言的,实际上利用以上方法,稍微修改下,还可以应用到其他一些批量打印工作中,如打印标签、付款通知单、成绩单等等,通过这个方法能够大大提高工作效率,减少出现工作误差的几率。

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